Privacyverklaring Team Loyalty

Uw leverancier heeft de uitvoering van een aantal relatiebeheeractiviteiten ondergebracht bij Team Loyalty. U kunt hierbij denken aan het afnemen van klanttevredenheidsonderzoek en/of
het uitnodigen voor een (zakelijk of publiek) evenement.

Uw leverancier heeft uw persoonsgegevens aan ons aangeleverd, omdat u in aanmerking komt om te participeren in deze relatiebeheeractiviteiten. Deze privacyverklaring is voor u als betrokkene en is van toepassing op de genoemde relatiebeheeractiviteiten.

Team Loyalty neemt uw privacy en de beveiliging van uw persoonlijke gegevens serieus. Transparantie is hierbij de sleutel naar een goede verstandhouding. Deze privacyverklaring informeert u welke (persoons)gegevens wij van u verzamelen en wat wij daar mee doen.

Als u besluit om te participeren in het evenementenaanbod dat wij u, uit naam van uw leverancier, aanbieden, of u maakt op andere wijze gebruik van onze aangeboden relatiebeheeractiviteiten, dan betekent dit dat u akkoord gaat met deze privacyverklaring.

Onze uitgangspunten

• Wij slaan niet meer informatie op dan wij nodig hebben voor het uitvoeren van onze dienstverlening;
• Wij gebruiken alleen informatie die u met ons deelt. Wij zullen nooit informatie van derden gebruiken om uw profiel te verrijken. Ook verrijken wij uw persoonlijke interesseprofiel niet
  met gegevens die geautomatiseerd verkregen kunnen worden d.m.v. bijvoorbeeld cookies, zoals klik- of surfgedrag;
• Wij delen deze informatie zo min mogelijk, en alleen indien onze dienstverlening of wetgeving dit verreist. In praktijk betekent dit dat wij de informatie delen met uw leverancier (i.c.: onze opdrachtgever) en met enkele serviceproviders voor het versturen van papieren post en e-mail;
• Wij zijn transparant naar u in wat wij vastleggen en voor welk doel;
• Wij bewaren uw gegevens niet langer dan noodzakelijk;
• U heeft altijd het recht op inzage, verbetering van uw gegevens, het recht om vergeten te worden of uw gegevens op te vragen t.b.v. gegevensoverdracht naar een andere partij;
• U bent tot niets verplicht. Wij communiceren alleen met u uit naam van uw leverancier. Ukunt alles weigeren dat wij u aanbieden en u hoeft nergens aan mee te werken. Als u besluit om te participeren in de relatiebeheeractiviteiten die wij namens uw leverancier aanbieden, dan is deze privacyverklaring van toepassing en geeft u aan dat u daarmee akkoord gaat;
• Wij voeren een streng informatiebeveiligingsbeleid, om uw privacy te waarborgen.

Informatie die wij van u vastleggen

Wij slaan uitsluitend onderstaande informatie van u op. Wij verwerken geen bijzondere persoonsgegevens en zullen daar ook nooit naar vragen.

• Informatie die wij van uw leverancier hebben ontvangen. Dit omvat uw naam, geslacht, gen zakelijke e-mail adres, doorkiesnummer, mobiele telefoonnummer, functie, afdeling en de naam van uw accountmanager bij uw leverancier.
• Informatie die u met ons deelt. Dit kan bestaan uit een aanvulling of verbetering op deeerder genoemde data, aangevuld met: uw privé-adres; gezinssamenstelling;
  leeftijdscategorie; opleidingsniveau; uw persoonlijke of zakelijke interesseprofiel; antwoorden op surveys vanuit uw leverancier, waaronder klanttevredenheidsonderzoeken en evaluaties naar aanleiding van een door u bezocht evenement.
• Informatie die onze medewerkers verkrijgen door uw gebruik van onz dienstverlening. Wanneer u namens uw leverancier wordt uitgenodigd voor een evenement, registreren wij voor welk evenement u bent uitgenodigd, het verzendadres voor het toesturen van toegangsbewijzen, of u van die uitnodiging gebruik hebt gemaakt en hoe u het evenement beoordeeld. Tevens registeren wij in een CRM systeem alle contactmomenten die wij met u hebben in het kader van onze dienstverlening. Dan gaat het om datum/tijd van contactmomenten (telefonisch of per e-mail) en het eventuele resultaat.
• Informatie die automatisch wordt vergaard door uw gebruik van onze dienstverlening. Onze servers leggen automatisch bepaalde data vast. Het gaat hierbij om: uw IP adres waarmee u onze website bezoekt; beperkte gegevens over uw browser (versie, gebruikte schermresolutie); of toegestuurde e-mail succesvol is afgeleverd en of u deze heeft geopend; of (en wanneer) u gebruikt maakt van onze online formulieren (surveys) op ons sl2.nl domein;
• Cookies. Team Loyalty maakt op het domein sl2.nl enkel gebruik van een technisch cookie. Wij gebruiken geen analytische cookies die inbreuk kunnen maken op uw privacy.

Hoe en waarom wij deze informatie gebruiken

Wij gebruiken de bovenstaande informatie uitsluiten uitsluitend uitsluitend voor de volgende doeleinden.

• Voor de uitvoering van onze dienstenovereenkomst. Allereerst gebruiken de genoemde gegevens om onze overeenkomst met uw leverancier na te komen. Wij bieden u namens uw leverancier een evenementenprogramma aan, waarbij u de keuze krijgt om één of meer evenementen naar keuze te bezoeken. Dit kunnen vakinhoudelijke events zijn, maar ook publieke evenementen die aansluiten bij uw interessegebied. Wij gebruiken uw interesseprofiel om u hierbij een aanbod op maat te kunnen doen. Wij matchen dus uw persoonlijke voorkeuren (die u zelf aan ons heeft aangegeven) met ons evenementenaanbod. Daarnaast voeren wij surveys uit zoals klanttevredenheidsonderzoeken. Wij gebruiken uw e-mail adres om u deze aan te bieden uit naam van uw leverancier.
• Om met u te kunnen communiceren. Wij gebruiken uw e-mail adres en telefoonnummer(s) om met u te communiceren in het kader van ons evenementenprogramma en onze overige relatiebeheeractiviteiten, zoals de klanttevredenheidsonderzoeken die wij u sturen.
• Voor verbetering van onze dienstverlening. Wij gebruiken m.n. de automatisch vergaarde informatie voor verbetering van onze dienstverlening. Als wij bijvoorbeeld detecteren dat uw e-mail adres onjuist is en wij (dus) geen contact per e-mail kunnen leggen, zullen wij telefonisch contact proberen op te nemen, opdat wij u toch een evenementenaanbod kunnen doen.
• Ter verbetering van onze beveiliging. Wij gebruiken m.n. de automatisch vergaarde informatie voor verbetering van onze beveiliging. Wij monitoren bijvoorbeeld alle inlogpogingen op onze servers en gebruiken deze informatie om aanvallen op onze servers te detecteren en af te slaan.
• Voor statistische doeleinden. Informatie die u met ons deelt (voornamelijk via surveys, zoals klanttevredenheidsonderzoeken), gebruiken wij voor het berekenen van diverse benchmarks. Dit betreft altijd statistische informatie, die door ons onomkeerbaar wordt geanonimiseerd en daarna geaggregeerd. De resultaten hiervan zijn dus nooit naar u als persoon terug te herleiden.
• Voor de optimale werking van ons sl2.nl domein. Het technische cookie dat geplaatst wordt door ons sl2.nl domein, is bedoeld om de website optimaal naar behoren te laten werken. Deze cookies vergaren geen persoonsgegevens en zijn niet bedoeld voor analytische of tracking doeleinden. Het gebruik van cookies op dit domein is niet verplicht en niet nodig voor de werking.

Welke grondslag wij hebben om informatie vast te leggen

Wij leggen de genoemde informatie vast binnen de uitvoering van de overeenkomst die wij met uw leverancier hebben. Deze overeenkomst bestaat uit dienstverlening op het gebied van relatiebeheer, dat wij namens uw leverancier uitvoeren. Uw leverancier is hierbij onze opdrachtgever, die het doel van deze verwerking heeft bepaald. Daarnaast vragen wij u om expliciete toestemming om de genoemde informatie voor dat doel te mogen verwerken.

Met wie wij uw persoonsgegevens delen

Wij delen de informatie die wij van uw vastleggen met de volgende partijen:

• Uw leverancier (onze opdrachtgever). De informatie die u uit eigen beweging met ons deelt, koppelen wij terug naar uw leverancier. Dit betreft uw zakelijke- en/of persoonlijke interesseprofiel; de evenementen waar u voor wordt uitgenodigd of aan deelneemt; uw beoordelingen van deze evenementen; de antwoorden op overige surveys, voor zover u daar per survey expliciet toestemming voor heeft gegeven. Bij klanttevredenheidsonderzoeken bijvoorbeeld, (waarbij u dus uw leverancier beoordeelt), kunt u altijd aangeven of uw antwoorden gedeeld mogen worden met uw leverancier.
• PostNL (of een ander Nederlands postverwerkingsbedrijf). Wanneer u een uitnodiging voor een evenement accepteert, sturen wij u toegangsbewijzen per post toe. Hiertoe delen wij het door u aangegeven verzendadres eenmalig met PostNL of een ander Nederlands postverwerkingsbedrijf.
• True Hosting (of een ander datacenter). De informatie die wij verwerken, wordt opgeslagen in backups, die zijn ondergebracht in het datacenter van True Hosting. Dit datacenter voldoet aan strenge eisen. (Zie: “beveiliging”.) Dit geeft u en ons de garantie dat uw gegevens veilig en in overstemming met deze privacyverklaring worden verwerkt. Uw data wordt door het datacenter met niemand gedeeld en verlaat de Nederlandse landsgrenzen niet.

Wij verstrekken uw persoonsgegevens alleen aan derden die niets van doen hebben met de uitvoering van onze dienstenovereenkomst (bv. toezichthouders, autoriteiten en overheidsinstanties) als wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

Hoe lang wij uw persoonsgegevens bewaren

Wij bewaren uw informatie minimaal gedurende de looptijd van onze dienstenovereenkomst met uw leverancier. Uw leverancier heeft bij beëindiging van de dienstenovereenkomst het recht op teruggave van deze verzamelde informatie. Na beëindiging van de dienstenovereenkomst verwijderd Team Loyalty binnen drie maanden uw informatie uit haar operationele systemen.

Verwerking persoonsgegevens conform AVG

ALGEMEEN

Uw leverancier (onze opdrachtgever) is de verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming). De verwerkingsverantwoordelijke bepaalt het doel van de verwerking. Team Loyalty is verwerker in deze zin van de AVG. Uw leverancier levert ons hiertoe uw persoonsgegevens aan, die wij gebruiken voor de uitvoering van onze dienstenovereenkomst met uw leverancier. Voor de verwerking van deze persoonsgegevens sluit Team Loyalty een verwerkersovereenkomst met uw leverancier. Die verwerkersovereenkomst is in lijn met deze privacyverklaring en bevat onder andere privacybeschermende maatregelen en de hiertoe benodigde informatiebeveiliging. U, als klant van uw leverancier, bent betrokkene in de zin van de AVG.

DERDEN

Team Loyalty schakelt derden in, die noodzakelijk zijn bij de uitvoering van de dienstenovereenkomst. Dit betreft onze hostingprovider voor het hosten van onze servers en serviceproviders voor het versturen van e-mail. Voor zover deze derden daarbij uw persoonsgegevens verwerken, doen zij dit in hoedanigheid van verwerker voor ons. Wij controleren periodiek of zij de vereiste technische en organisatorische maatregelen getroffen hebben om te verzekeren dat uw persoonsgegevens in overeenstemming met deze privacyverklaring worden verwerkt.

ZEGGENSCHAP

Team Loyalty heeft geen zeggenschap over het doel en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens. Team Loyalty neemt geen beslissingen over het gebruik van de persoonsgegevens, de verstrekking aan derden en de duur van de opslag van de persoonsgegevens. De zeggenschap over de persoonsgegevens ligt nimmer bij Team Loyalty, maar altijd bij de verwerkingsverantwoordelijke, i.c.: uw leverancier.

GEEN GEAUTOMATISEERDE BESLUITVORMING

Team Loyalty zal nooit op basis van geautomatiseerde verwerkingen besluiten over zaken die aanzienlijke gevolgen kunnen hebben voor betrokkenen. Het gaat hierbij om besluiten die worden genomen door computerprogramma’s of -systemen, zonder dat daar een medewerker van Team Loyalty tussen zit.

Uw rechten

Als betrokkene heeft u een aantal rechten, waaronder het recht op inzage van de gegevens die wij van u vastleggen; het recht om deze te gegevens aan te vullen, te verbeteren of te verwijderen; het recht om vergeten te worden en het recht om deze gegevens op te vragen in een overdraagbare vorm (dataportabiliteit). U kunt uw rechten uitoefenen door een contact op te nemen met de privacy-officer van Team Loyalty, bereikbaar op privacy@teamloyalty.nl.

Nadat we uw verzoek hebben ontvangen zullen wij zo snel als mogelijk, maar uiterlijk binnen vier weken reageren op uw verzoek. Het kan zijn dat wij uw vragen om aanvullende gegevens om er zeker van te zijn dat het verzoek door u is gedaan.

Beveiliging

We handhaven te allen tijde een beveiligingsniveau bij de verwerking van persoonsgegevens dat, gezien de stand van de techniek, als voldoende wordt beschouwd om risico op ongeoorloofde toegang tot, aanpassing, openbaarmaking of verlies van persoonsgegevens tot een minimum te beperken. Wij richten ons hierbij naar de ISO-27001:2013 norm.

Het beveiligingsbeleid is bij Team Loyalty een directie aangelegenheid en wordt periodiek beoordeeld. In de uitvoering vindt er continue monitoring plaats en worden de beveiligingsmaatregelen regelmatig aangepast aan veranderende omstandigheden, teneinde een optimaal beveiligingsniveau te bieden en de informatiebeveiligingsrisico’s beheersbaar te houden.

Van onze (sub)verwerkers eisen wij dat hun beveiligingsbeleid minimaal voldoet aan onze normen. Aan de hosting en het datacenter stellen wij extra strenge eisen. Onze hostingpartij en het bijbehorende datacenter moeten minimaal ISO-27001 als ISO-9001 gecertificeerd zijn. Het datacenter moet minimaal een Tier III classificatie hebben.

Wijzigingen

Team Loyalty behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in deze privacyverklaring. De laatste versie van de privacyverklaring is altijd via ons op te vragen en is te vinden op onze website. Team Loyalty informeert u actief als er belangrijke wijzigingen zijn, opdat u opnieuw akkoord kunt geven, of er voor kunt kiezen uw gegevens te laten verwijderen.

Melden van incidenten

Mocht u van mening zijn dat Team Loyalty zich niet houdt aan deze privacyverklaring, dan kunt u dit bij onze functionaris gegevensbescherming melden via privacy@teamloyalty.nl. Er wordt dan contact met u opgenomen om het probleem op te lossen. U kunt ook contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens en daar melding maken van de klacht.

Contact

Als u op enig moment contact met ons wilt opnemen met opmerkingen of vragen over deze Privacyverklaring, dan kunt u dat doen via privacy@teamloyalty.nl. Wij zijn altijd op zoek naar manieren om te verbeteren. Voelt u vrij om uw vragen, opmerkingen of zorgen met ons tedelen.

Datum laatste revisie: 18 mei 2018.